Sự kiện là gì? Những rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện

Sự kiện là hoạt động được diễn ra khá nhiều nhất là ở những thành phố lớn, việc tổ chức một sự kiện cũng cần khá nhiều công đoạn và sự chuẩn bị để mọi thứ trở nên chỉn chu nhất. Vậy bạn đã biết sự kiện là gì và những vấn đề rủi ro thường gặp trong sự kiện nào sẽ gặp phải chưa? Cùng tìm hiểu thêm về những vấn đề liên quan đến sự kiện trong bài viết này nhé!

Tìm hiểu sự kiện là gì?

Sự kiện là gì? Sự kiện có thể được mô tả như một buổi họp có nhiều người với mục đích kỷ niệm, giáo dục, tiếp thị hoặc một cuộc hội họp, sự kiện có thể được phân chia dựa trên quy mô tổ chức, loại hình và ngữ cảnh riêng của nó. Thông thường sự kiện sẽ là hoạt động được tập hợp với một số lượng lớn khán giả, những người tham gia tại một thời điểm và một địa điểm nhất định.

Một sự kiện có thể nằm trong các lĩnh vực như:

Sự kiện về xã hội, cuộc sống: các sự kiện như bữa tiệc sinh nhật, ngày tốt nghiệp, tiệc cưới, lễ cưới, đính hôn, kỷ niệm,…
Các sự kiện về giáo dục và công việc: Hội chợ giáo dục, hội chợ việc làm, hội thảo, tranh luận, thi đấu,…
Các sự kiện về thể thao: Thế vận hội, marathon, wimbledon,…
Các sự kiện về giải trí: Các buổi hòa nhạc, hội chợ, trình diễn thời trang, lễ hội, chương trình sân khấu, người nổi tiếng,…
Các sự kiện liên quan đến chính trị: Các sự kiện như biểu tình, tổ chức vận động người dân,…
Các sự kiện về doanh nghiệp: Như các cuộc họp, khuyến khích, hội nghĩ, triển lãm, ra mắt sản phẩm, hội chợ bán sản phẩm, các chương trình,…
Các hoạt động gây quỹ: Các sự kiện đều có thể chuyển thành việc gây quỹ hoặc gây ra nhiều sự kiện khác liên quan
Các sự kiện về tôn giáo: Các sự kiện về tổ chức lễ hội phật giáo, Katha, Pravachan,…

Sự kiện là gì? Những rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện

Xem thêm: Một số lưu ý khi bảo vệ sự kiện mà người bảo vệ cần nắm bắt

Những rủi ro có thể gặp phải trong quá trình tổ chức sự kiện là gì?

Sau khi tìm hiểu sự kiện là gì thì một trong những vấn đề nhiều người quan tâm nhất đó là những rủi ro có thể gặp phải trong quá trình sự kiện diễn ra. Vậy những rủi ro có thể sẽ gặp phải trong sự kiện là gì?

Rủi ro về kỹ thuật của thiết bị sự kiện

Một số rủi ro về thiết bị có thể kể đến như: đèn bỗng dưng vụt tắt, âm thanh và tiếng bị mất không nghe thấy,… Những rủi ro trong sự kiện ảnh hưởng khá lớn tới kết quả vì chỉ cần 1 phút trục trặc về kỹ thuật thì chương trình sẽ phải dừng lại khiến khách tham dự chương trình có cảm giác không tốt và những setup trước đó của các bộ phận có thể bị mất và đứt mạch cảm xúc đang theo dàn dựng.

Với những thiết bị điện tử, âm thanh, ánh sáng cần lưu ý đấu với một tủ điện dự phòng để trong trường hợp mất điện cũng có thể được duy trì thêm 15 phút tới khi bộ phận kỹ thuật sửa chữa lại. Với hệ thống màn hình LED thì nên có 1 máy tính hoặc laptop khỏe để tránh tình trạng bị treo máy và sập nguồn.

Những rủi ro về an toàn trong thiết bị

Rủi ro lớn nhất và ảnh hưởng nhất trong sự kiện thường là đến từ những thiết bị như hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình led, thiết bị đặc thù khác,… chúng có thể gây ra sự mất an toàn cho con người nếu không được cố định và đảm bảo an toàn nghiêm ngặt.

Những rủi ro về thiết bị này sẽ càng khó khăn hơn trong các sự kiện ngoài trời đặt biệt là thời tiết khắc nghiệt như mưa bão,…

Với sân khấu thì luôn có một số rủi ro rất nguy hiểm cho người chủ trì như:

Sân khấu ở địa hình không bằng phẳng, dễ lún,… có thể gây ra những tình trạng sập sân khấu, bị vấp,… cần gia công sân khấu một cách chắc chắn
Sân khấu quá cao sẽ khiến người lên xuống dễ bị ngã nhất là những bộ đồ sự kiện rườm rà, cần có hành lang an toàn để đảm bảo việc di chuyển của nhân sự

Sự kiện là gì? Những rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện

Rủi ro về quản lý an ninh nội bộ trong sự kiện

Sự kiện sẽ có rất nhiều thành phần tham dự và tham gia hoạt động, vì thế mà việc giao tiếp giữa nhiều người, nhiều nhóm là điều không thể tránh khỏi nhất là trong tình trạng Sự kiện có tiệc tùng, rượu bia. Vậy nên việc va chạm với nhau là điều khó tránh khỏi,…

Để phòng tránh và ngăn chặn những vụ xô xát thì hãy luôn có một đội ngũ đảm bảo an toàn, an ninh túc trực các khu vực và giám sát ở mọi khu vực tránh để việc xảy ra thương tích, sử dụng chất cấm trong sự kiện,…

Rủi ro về kẻ bên ngoài xâm nhập

Một sự kiện lớn và thu hút thì sẽ có nhiều người muốn xâm nhập mà không có vé là điều hoàn toàn dễ xảy ra. Dù có thể người xâm nhập chỉ muốn đến xem “chùa” nhưng việc những người có ý xấu muốn trộm cướp và đánh cắp tài sản thì rất khó kiểm soát.

Vì thế mỗi sự kiện cần có những điều phòng tránh rủi ro như vây kín, có cồn kiểm soát vé nghiêm ngặt và đội ngũ an ninh có kinh nghiệm cùng thế thống nhân sự chuyên nghiệp để xử lý những tình huống linh hoạt, tránh những tình trạng không đáng có.

Rủi ro về sự kiện có trẻ em

Trẻ em thường hay nghịch ngợm và mày mò những thứ không biết cũng sẽ nhr hưởng tới các thiết bị phục vụ sự kiện và gây ra các tai nạn đáng tiếc. Để đảm bảo an toàn trong trường hợp có trẻ nhỏ thì bạn cần chuẩn bị những thứ sau:

Xây dựng hệ thống loa để tìm trẻ lạc trong sự kiện
Luôn có nhân viên nhắc nhở các phụ huynh trông nom con cẩn thận
Các khu vực gần ổ điện cần được khóa lại, có người giám sát
Các thiết bị điện tử cần được đặt xa tầm với của trẻ em
Xây dựng một khu vui chơi tập trung dành cho trẻ nhỏ

Sự kiện là gì? Những rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện

Những rủi ro về thực phẩm có thể xảy ra

Không ít trường hợp người tham gia tiệc xong bị ngộ độc thực phẩm, điều này phụ thuộc lớn về phần F&B. Để đảm bảo cho thực phẩm luôn có chất lượng tốt nhất hãy lựa chọn địa điểm đặt tiệc tại những nhà hàng cao cấp hoặc cần đảm bảo chất lượng về thực phẩm bằng việc kiểm tra kỹ trước khi ra món.

Rủi ro về y tế

Với những sự kiện mang tính chất sôi nổi và cần vận động nhiều như các sự kiện thể dục thể thao thì cần chuẩn bị một đội ngũ về y tế để phòng tránh và phản ứng trước các tình trạng sức khỏe một cách tốt nhất.

Thời tiết không theo ý muốn

Điều kiện thời tiết như mưa bão, nắng nóng luôn là những vấn đề có thể ảnh hưởng tới sự kiện nhưng con người không thể kiểm soát được. Với những sự kiện trong nhà thì thời tiết sẽ chỉ ảnh hưởng tới mức độ khách không tham gia hoặc rắc rối trong lúc tan sự kiện. Nhưng với sự kiện ngoài trời thì đây sẽ là một rủi ro lớn, các thiết bị ngoài trời cũng sẽ gặp phải những tình trạng cháy nổ hoặc đổ sụp nếu mưa to và gió lớn.

Nên xem trước dự báo thời tiết để lên kế hoạch và có các phương án phù hợp, đảm bảo các mái che có đủ không gian trong thời tiết quá nắng hoặc mưa.

Rủi ro trong vấn đề cháy nổ từ hiệu ứng sân khấu

Các sự kiện sẽ không thể thiếu pháp điện, pháp trang kim, các hiệu ứng khói lửa,… để tạo nên điểm nhấn cho sự kiện khiến cho sự kiện được diễn ra huy hoàng hơn. Những việc sử dụng lửa sẽ có một rủi ro về cháy nổ, vì thế mà việc phòng cháy chữa cháy và đảm bảo các an toàn về cháy nổ cần được diễn ra một cách nghiêm ngặt, đúng quy trình.

Trên đây chúng ta đã cùng tìm hiểu về sự kiện là gì và những rủi ro có thể gặp phải trong quá trình tổ chức sự kiện. Để phòng tránh những rủi ro an toàn về người và bảo vệ tài sản cho sự kiện thì đơn vị tổ chức sự kiện không chỉ cần lên kế hoạch chỉn chu mà còn cần tìm kiếm một đơn vị cung cấp dịch vụ bảo vệ sự kiện chuyên nghiệp và uy tín. Việc tìm kiếm một công ty bảo vệ chuyên nghiệp sẽ giúp sự kiện của bạn tránh được nhiều rủi ro không đáng có. Hãy liên hệ đến Hậu Cần Thăng Long để được tư vấn và hỗ trợ về dịch vụ bảo vệ sự kiện nhé!